En la primera etapa, definimos la empresa que nos gustaría tener y el "para qué" de la misma. La definición del proyecto incluye los productos / servicios que pueden ofrecerse, el ámbito de mercado y las singularidades de la empresa. La pregunta clave sería ¿qué queremos hacer?, que dicho de otra manera, sería la definición de la misión de la empresa, o la descripción de la actividad.
Con esta base, podemos entrar en el análisis de de la situación, en e conocimiento de los hechos y de la evolución previsible (etapas 2, 3 y 4).
Dentro del análisis, empezamos por tratar de conocer el entorno, el escenario en el que el emprendedor va a a actuar, el mercado y la competencia. Se trata de averiguar las posibilidades reales, en un entorno dinámico, en cambio, competitivo. ¿Qué nos permite este entorno?. A este conjunto de investigaciones fundamentales para juzgar la viabilidad del proyecto, le llamamos análisis externo (etapa 2).
En paralelo al estudio del mercado (¿existe un hueco de mercado? ) se realiza el análisis interno, donde analizamos las capacidades del emprendedor, o del equipo emprendedor, para cubrir el hueco de mercado detectado. Será la respuesta a la pregunta ¿qué podemos hacer? en relación con la situación externa (etapa 3).
Como consecuencia del análisis externo e interno, puede hacerse un balance de situación conjunto, la respuesta al ¿dónde estamos?. Esta etapa es un resumen, donde definimos los factores importantes, positivos, tanto internos como externos, relacionados entre sí. Esta síntesis de la etapa del análisis puede completarse con el estudio de los factores claves del éxito en el sector (tomado del análisis externo) y, partiendo de este estudio, definir cuáles posee o puede llegar a tener la futura empresa (etapa 4).
Con esta base, podemos establecer alternativas de acciones (de corto alcance) y estrategias ( más amplias y globales para toda la empresa), para valorarlas y, más adelante, tomar decisiones.
Hasta ahora, hemos estudiado las bases para la planificación, y ahora puede entrarse en el "bloque" de la planificación, donde cada emprendedor toma sus decisiones par su posterior puesta práctica.
La primera etapa de la planificación fija los objetivos, ¿hacia donde queremos ir? y las líneas básicas, estratégicas, de actuación, con horizonte temporal de al menos tres años (aunque cada año las revisaremos). Estas líneas estratégicas y objetivos (etapa 5) siempre deberán estar de acuerdo con el ¿cómo llegar), con los planes de las áreas funcionales. Si no hay "camino" a los objetivos, no hay objetivos, estos se convierten en deseos voluntaristas, imposibles de alcanzar.
La organización de los medios será el contenido del siguiente paso. Aquí será necesario detallar las acciones en relación con los clientes o plan de marketing, los aprovisionamientos y la producción ( u organización del servicio) o plan de operaciones, el plan de organización de la empresa y de sus recursos humanos, el plan jurídico fiscal, etc, hasta completar los planes con el plan económico - financiero, frecuentemente conocido como " el presupuesto". A este conjunto de decisiones le hemos llamado planes de actuación (etapa 6).
Este conjunto de acciones debe ser muy coherente entre sí (lo que se compra con lo que se produce, lo que se vende con lo que se produce, lo que se cobra con lo que se vende), con las líneas estratégicas, con las posibilidades del mercad y con las capacidades de los emprendedores.
En algunos casos, será necesario volver hacia atrás y profundizar en algún aspecto del análisis, para asegurarnos, en la medida de lo posible, de la bondad de las decisiones. En algún caso, incluso será necesario replantearse la actividad desde el principio, incluyendo el producto o la clientela definidas en la primera etapa. Los planes de actuación son la respuesta a ¿cómo llegar a los objetivos?.
Las acciones más importantes a realizar se pueden relacionar en el calendario de implantación, señalando las fechas de realización de cada una de ellas, (y el responsable de que se lleven a cabo, en empresas con varios trabajadores) de forma que el control y las revisiones de plazos sean fáciles, cuando llegue el caso (etapa 7).
En una etapa final, hemos reunido las conclusiones del proyecto: viabilidad, rentabilidad, riesgos y amenazas (posibles planes de contingencia). También aquí, pueden figurar los planes a largo plazo, después de poner en marcha y consolidar el proyecto (etapa 8). La pregunta central de este período es la viabilidad de la nueva actividad.)
La salida lógica y esperada de todo el proyecto es la puesta en práctica de las decisiones, y la realización del proyecto. Al mismo tiempo se detectarán desviaciones, se buscarán las causas y se tomarán medidas correctoras hasta la revisión del proyecto.
En lo que resta de libro, se desarrolla en detalle cada una de las ocho etapas que componen esta guía, para la elaboración del proyecto empresarial.
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