Sub - etapa 6.6. Plan económico - Financiero

En las etapas anteriores, se han ido fijando las acciones a seguir, y se han detectado una serie de necesidades en los diferentes apartados (presupuestos comerciales, inversiones a realizar, plantillas necesarias y sus retribuciones, etc.)

El objetivo de esta etapa es formular unas estimaciones creíbles y comprensibles que reflejen las previsiones de resultados financieros y que, de alguna manera, van a determinar la viabilidad financiera del proyecto. Una vez tenidas en cuenta esas consideraciones previas, la elaboración de un plan financiero requiere la determinación de los siguientes elementos:

Planteamiento Financiero.
Todos los elementos que se recogen o analizan, en éste y en los siguientes puntos, han de ser descritos en el proyecto empresarial de forma individualizada, con independencia de su posible reflejo en las tablas resumen.

El planteamiento financiero de la empresa vendrá determinada por las diferentes políticas que se adopten a la hora de invertir y financiar dicha inversión. Dicho planteamiento se materializará en determinados elementos patrimoniales, que se agruparán dentro de sus respectivas masas patrimoniales de activo y pasivo. La relación que se establezca entre el activo y el pasivo es de vital importancia para la estabilidad a corto y largo plazo de la empresa.

Nota: en todos los cuadros se está considerando una empresa llamada www.

Todo esto se concreta en el plan de inversiones: habrán de detallarse los diferentes elementos en que se van a concretar las inversiones totales de la empresa:

Inversiones en inmovilizado fijo:
-Inversiones en inmovilizado material
-Inversiones en inmovilizado inmaterial
-Inversiones financieras
-Gastos amortizables.

Inversiones en inmovilizado circulante:

-Existencias iniciales
-Realizable
-Tesorería inicial
Estas inversiones se financian con las fuentes de financiación de la empresa que recogen la totalidad de los fondos de los que va disponer para lanzar su actividad. Debe indicarse de dónde proceden, cómo se consiguen, cual  es su reparto, qué garantías se aportan, en qué condiciones se obtienen y en qué plazo deben devolverse.
-Fondos propios. En el lanzamiento de la actividad constituidos básicamente por la aportación inicial de los socios.
-Recursos ajenos: 
-Bancarios: tipo de créditos, plazo, cuantía, tipo de interés, garantías, ....
-Acreedores: de suministradores de maquinaria o equipos normalmente.

A estas alturas, puede ser conveniente que se indique qué subvenciones o ayudas de inversión  o de funcionamiento se van a solicitar para lanzar o mantener la actividad; si bien las aportaciones que vayan a conseguir por esta vía no deben en ningún caso ser el motivo del lanzamiento del negocio y debe saberse que puede no obtenerse la cuantía solicitada y que el cobro de las mismas puede demorarse bastante.

Esquemas propuesto para la sub-etapa 6.6. Plan económico-financiero  
En los cuadros siguientes se aportan un modelo básico:
-Cuadro de activo inicial de la empresa (plan de inversión inicial).
-Pasivo inicial (fuentes de financiación iniciales)
-Plan de inversión a tres años y cuadro de amortización contable para los tres primeros años de actividad. Se debe indicar qué inversiones se van  a hacer, en qué elementos se van a concretar y en qué fechas se van a realizar.

Explotación, previsión de ingresos y gastos y resultados.
El punto de partida de este punto va a ser un pronóstico de ventas. Debe indicarse cuáles son las previsiones de ventas de la empresa, pormenorizadas por meses y por tipos de producto, al menos el primer año. Puede ser útil considerar el número de productos que se venden y el precio de venta de cada uno de ellos. Este pronóstico de ventas se debió hacer previamente en el plan de marketing, punto plan de ventas.

A partir de esta previsión de ingresos y gastos variables, se deben obtener unas cuentas de pérdidas y ganancias provisionales.

Estas cuentas de pérdidas y ganancias provisionales deben calcularse, como regla general, para tres años. Recogerán los ingresos y gastos proyectados, y por diferencia los beneficios estimados.

En los cuadros siguientes se aportan un modelos básico de:

-Pronóstico de ventas y estacionalidad de las ventas, estos cuadros se han recogido en el plan de marketing.
-Pronóstico de costes variables de la empresa.
-Cuenta de resultados provisional, año 1 y siguientes.

Tesorería provisional.
Para el primer año conviene calcular los flujos de caja con una periodicidad mensual, teniendo en cuenta las previsiones reales de cobros y pagos: ello permitirá detectar posibles desfases de tesorería que obliguen a recurrir a créditos a corto plazo o alterar las previsiones de necesidades de financiación iniciales.

Etapa 6.5. Plan de tecnologías de la información

Este apartado es de especial importancia en la época actual. Dependiendo de la atención que se le preste en la fase del proyecto, la empresa podrá beneficiarse de las ventajas de todo tipo que estas tecnologías proporcionan.

Como mínimo, conviene determinar las necesidades presentes y futuras de la empresa en cuanto a los siguientes aspectos.

Infraestructura de hardware.
Un vez determinada la información y los procesos que se pretenden gestionar con estos sistemas, es necesario concretar:

.El equipamiento de ordenadores, terminales punto de venta, periféricos, etc. necesarios para el desarrollo de la actividad.
. Si es necesaria o no la instalación de una red local.
.Los sistemas de copias de seguridad que se utilizarán, cobertura conseguida, etc.

Infraestructura de software
Aquí es necesario o no la instalación de una red local.
- ¿Que sistema operativo se utilizará y por qué?
-Las medidas de seguridad.
-¿Qué programas se utilizarán en cada uno de los procedimientos administrativos de la empresa: facturación, control de almacén, pedidos, contabilidad, etc.
-¿Qué herramientas ofimáticas se utilizarán y qué tipo de control se espera realizar con éstas?
-También, si es necesario emplear algún programa específico, indicar cuál y por qué.
-Por último, también es necesario indicar los controles de gestión que se van a emplear y qué parámetros analizan.

Infraestructura de comunicaciones
En algunos casos, también será necesario analizar las necesidades bajo este punto de vista llegando a concretar:
-¿Qué sistemas de comunicación se van a emplear (voz y datos)?
-Si es necesaria conexión a internet y por qué?
-¿Cómo se integran las transacciones en la red (si las hay) con los sistemas de la empresa (pedidos, seguimientos de almacén, etc.)?
-¿Cómo se utilizará toda esta estructura tecnológica para mejorar el servicio y la atención y cómo la gestión de la empresa?

Como con conclusión de todo lo anterior, convendrá concluir qué ventajas competitivas se obtendrán como consecuencia de la implantación del sistema informático definido.

Etapa 6.4. Plan de organización y recursos humanos.

A menudo, los inversores invierten en los equipos de directivos personas y no en ideas o productos. Sin embargo, el éxito del negocio dependerá tanto de la eficacia de los partícipes ejecutivos como de su organización. Hay muchos ejemplos de proyectos empresariales que ha fracasado debido a la falta de conjunción de sus promotores directivos, por muy brillantes y llenos de talento que éstos fueran.

Además, también ocurre con frecuencia que los socios o promotores tengan determinadas carencias ( que sean todos muy técnicos por ejemplo) e ignoren la importancia de incorporar personas directivos con un perfil diferente que compense estas deficiencias (por ejemplo, directivos con perfil de gestores).

Las cuestiones a dilucidar en este punto son:

-Equipo directivo / socios: debe establecerse el perfil de los directivos o ejecutivos que se quieren incorporar al proyecto. Si estos ejecutivos ya forman parte del proyecto, al ser socios en el mismo, puede ser útil adjuntar en anexo su historial profesional.

-Organigrama:  es importante que, incluso en las etapas iniciales de un negocio en las que se actúa con una mayor flexibilidad, se determine, aunque sea en borrador, el futuro desarrollo de la organización de la empresa. No es necesario un gran detalle, pero si que se mantenga una coherencia con el resto del plan negocio proyecto empresarial y con las acciones y métodos recalcados en otras etapas del plan. Será necesario definir las funciones básicas a realizar en cada puesto de trabajo.

-Plantillas y perfiles: En este punto habría que definir la plantilla y los perfiles del personal de cada área de la empresa. En los casos de producción y comercial ya se ha debido hacer con anterioridad.

-Sistemas de retribución: es conveniente establecer, de entrada, la política salarial que se va a seguir ya que no sólo comunica la filosofía de la empresa, sino que también indica las necesidades económicas para gastos de personal, imprescindible para elaborar el plan financiero.
Se debe incluir además del salario fijo, o por ocupar el puesto de trabajo, y el sistema de incentivos previsto.

-Otros aspectos relacionados con el personal:  puede ser conveniente hacer un planteamiento general
del resto de políticas de personal (selección, formación, promoción, etc.) para poder hacer una planificación de recursos humanos y también para poder estimar posibles costes en que se pudiera incurrir por su puesta en marcha.

La complejidad del plan de recursos humanos dependerá tanto del tamaño de la empresa como de su especialización o de la diversidad de especializaciones; debe tenerse en cuenta que las pequeñas empresas suelen funcionar basándose en esquemas informales y ello no significa falta de profesionalidad sino que, hasta que la estructura no ha alcanzado unos determinados límites de complejidad, no son necesarios instrumentos formales como el organigrama o una descripción y valoración de puestos.

En algunos proyectos teóricos se intenta dar una impresión de seriedad acompañando elaborados organigramas y descripciones de puestos cuando la realidad de muchas PYMES exige procesos diferenciados pero puestos bastante homogéneos, donde casi todos los miembros de la plantilla colaboran en todas las tareas. El grado de desarrollo de este capítulo tiene que ser, por tanto, el adecuado; hacerlo innecesariamente  complejo muestra la falta de experiencia de los promotores y hacerlo demasiado simple es muestra de descuido.

Etapa 6.3. Plan jurídico, fiscal y laboral

Lo primero que debe establecerse en este punto es la forma jurídica concreta en que se va desarrollar la actividad, que puede ser de dos tipos:

-persona física: aquella que asume el riesgo y dirige la empresa. El empresario individual, que realiza una actividad comercial, industrial o profesional responde con todos sus bienes.

-persona jurídica: son asociaciones de varias personas que aportan capital, el riesgo lo asume la sociedad.

En el caso de que se vaya a constituir una sociedad de tipo mercantil es conveniente recoger aquí, como mínimo, la siguiente información, que es la misma que solicitará el notario para elaborar los estatutos de la sociedad: 

-Nombre de la sociedad, mediante cerficación negativa del nombre. (Certificado de que no está inscrito en el Registro el nombre propuesto para la empresa)
-Objeto social.
-Forma jurídica: sociedad de responsabilidad limitada (S.L.), sociedad anónima (S.A.),..
-Capital social, aportaciones y distribución de las mismas.
-Identificación de los partícipes.
-Sede social.

También en esta etapa, será necesario definir el régimen fiscal de la empresa (estimación objetiva o directa, etc.).

Debe identificarse también, el régimen por el cual van a cotizar las diferentes personas a la seguridad social: por el régimen general de trabajadores por cuenta ajena o por cualquiera de los otros regímenes especiales de cotización a la seguridad social (autónomo, agrario...)
Así mismo, se deben estudiar y recoger las características básicas de los principales contratos o acuerdos que se van a firmar, indicando: fechas, plazos, partícipes, exclusividades, clausulado más importante.

Se recoge, a continuación una lista no exhaustiva de posibles contratos a firmar por la empresa:

-Alquiler del local, maquinaria, vehículos,...
-Contrato de franquicia.
-Aprovisionamiento.
-Distribución.
-Clausulado de una oferta tipo a clientes.
-Factura tipo y condiciones generales de venta.

Etapa 6.1. Plan de marketing.

El objetivo de esta etapa del Plan de Actuación es explicar cómo la empresa se intenta posicionar y trata de reaccionar ante las condiciones del mercado para generar así sus ventas.

El plan de marketing debe prepararse de manera que no sólo explique una idea sino que también presente a la futura empresa como una atractiva oportunidad de inversión. Por tanto, debe ser escrito de manera que sea comprensible por una amplia variedad de personas de diferentes niveles y procedentes de diferentes sectores. En este punto puede ser muy útil la utilización de tablas o gráficos explicativos.

Esta sección del plan de negocio o proyecto empresarial es crítica ya que establece cómo se accederá al mercado potencial, es decir cómo se captarán los clientes que son la base del éxito del proyecto empresarial.
En principio, este plan de marketing se puede estructurar sobre los siguientes puntos:
-Descripción del mercado: público objetivo, consumidores.
-Descripción del producto / servicio: características básicas.
-Política de precios: fórmulas de determinación de precios, listado de precios, elementos que incluye y fórmulas de pago.
-Política de comunicación: publicidad, relaciones públicas, promociones, merchandising, imagen corporativa.
-Plan de ventas: gestión de ventas, canales de comercialización, objetivos de ventas, mix de ventas, ventas por grupos de clientes, plantilla necesaria, cuota de mercado.
-Presupuesto.
-Acciones futuras de marketing.

Descripción de mercado.
La descripción del mercado, su tamaño, funcionamiento, segmentos y características de los mismos, son hipótesis que  se han debido desarrollar en profundidad en la etapa 2 del proyecto empresarial (análisis externo) por lo que no es necesario repetirlo aquí.

Descripción del producto / servicio.
Definición del producto básico de la empresa y de sus principales características. Atributos físicos, estéticos, color, sabor, forma, olor, peso, ingredientes, plazos de producción y entrega, atención y servicios asociados al producto, grado de mecanización,...Puede ser de utilidad hacer un listado descriptivo de los principales productos o servicios de la empresa, indicando si se trata de productos genéricos o específicos.

También, habrán de definirse otra serie de elementos característicos de cada producto, referidos a sus atributos funcionales tales como: envase, embalaje, servicio post venta.

Por último, deben indicarse otros elementos de cada producto más intangibles, los atributos psicológicos, tales como: calidad, marca, fase del ciclo de vida en que se encuentra cada producto.

Es en este momento donde deben aportarse todos los datos acerca del producto que se tengan, tales como esquemas, cuadros, fotos, listados,.......

Es en este momento donde deben aportarse todos los datos acerca del producto que se tengan, tales como esquemas, cuadros, fotos, listados,....

Política de Precios.
Descripción de la política de precios de la empresa y del sistema de determinación de los mismos:

Criterios seguidos para la determinación de precios:
-Atendiendo a los precios de la competencia.
-Precios fijos, los marca la administración.
-Precios indicativos, los marca el proveedor, por ejemplo en las franquicias.
-En función de los costes.
-Atendiendo al mercado y a los consumidores, es el precio máximo aceptado.
-Rentabilidad esperada por la empresa.
-Política de descuentos y de rebajas.

Se deben aportar el listado de precios por mercados y productos.

Definición de los elementos que se incluyen en el precio: es frecuente, que el precio del producto no sólo incluya la mera venta del mismo, sino que puede incluir otros factores que en algunos casos son suceptibles de ser cobrados de forma independiente. Por ejemplo:
-Información.
-Devolución si no queda satisfecho.
-Garantías.
-Instalación.
-Transporte.
-Seguro.
-Formación.
-Diploma.
Descripción de los sistemas de cobro empleados por la empresa. La política de precios que aplica la empresa puede verse afectada por diferentes aspectos que condicionarán tanto el monto, como la seguridad o el plazo en que se cobren las ventas, por ello es importante definir aspectos tales como:

-Sistema de cobro: contado (metálico, tarjeta, talones).
-Sistema de cobro: aplazado (con documento ejecutivo o sin él, incluyendo gastos financieros o no).

La política de descuentos y rebajas debe diseñarse y aplicarse no sólo para incentivar las ventas sino para permitir un ajuste de inventarios y rotación de los mismos, aplicando tal política en aquellas referencias situadas en la obsolescencia o que su movimiento sea insuficiente.

Política de comunicación:
Definición de los objetivos previstos con la comunicación de la empresa y del mensaje a transmitir.
-Promociones previstas: tanto de lanzamiento como de mantenimiento.
-Campañas publicitarias: campaña de lanzamiento. Definición de los medios a utilizar:prensa, radio, televisión, mailings, buzoneo, telemarketing, páginas amarillas, tarjetas de visita, página web, etc.
 -Relaciones públicas: fiesta de inauguración, relaciones con los medios de comunicación (prensa y televisión local, revistas especializadas del sector), contactos con autoridades locales, entidades públicas y privadas,....
-Merchandising: animación del punto de venta para conseguir que sea más atractivo y favorezca la venta.
-Imagen de la empresa: marcas, colores, logotipos, papelería, rótulos, uniformes, catálogos,....

Plan de ventas.
Una vez definido el mercado concreto para el producto o servicio se debe estudiar la manera de aprovechar las oportunidades que brinda. Deben analizarse y definirse conceptos como:

-Gestión de ventas, canales de comercialización y local o punto de venta: es decir, los mecanismos y medios que la empresa utilizará para hacer llegar sus productos o servicios a los clientes.

-Se determinarán y cuantificarán los canales de comercialización que se van a utilizar. ¿Cuáles van a ser, cómo van a funcionar, que apoyo se les va dar?

-También debe establecerse el local o punto de venta en que se va a desarrollar la actividad o del que quisiera disponer (normalmente en alquiler).

Puede ser la oficina desde donde se opera, la tienda donde se vende, el establecimiento abierto al público...

-Descripción de la zona en que se encuentra: mapa de la zona, tipo de zona (residencial, industrial,
comercial, extrarradio,....), principales locales circundantes, atractivos de la zona (parada de autobús o metro, grandes almacenes, hospital, organismos públicos,...).

-Descripción del local: plano, distribución interior, decoración, cambios previstos, tipo de contrato, adecuación al uso previsto.

-Objetivos de ventas: aunque en la etapa 4 se han debido plantear los objetivos estratégicos de ventas, el presente análisis servirá para definir más en detalle estas ventas por tipo de producto o servicio y por segmento de mercado. Estos objetivos de ventas detallados se suelen recoger en el pronóstico de ventas de la empresa para el primer año de actividad. Ese pronóstico debe detallarse por meses. Los conceptos a definir serían:  

-Ventas por período: es decir, presentar las ventas en función del tiempo, viendo el crecimiento previsto y la estacionalidad supuesta.
-Mix de ventas: Se deben establecer las ventas por grupos de productos o familias, se suele recomendar que se establezcan grupos homogéneos y que su número no supere 8.
-Ventas por grupo de clientes: puede ser útil clasificar las previsiones de ventas por grupo de clientes o segmentos de mercado.
-Plantilla comercial necesaria: Se debe decidir qué fuerza de ventas se va a utilizar, cómo se va a pagar, cómo se va a seleccionar, que canal de venta se va a emplear, qué puntos de venta se van a utilizar, etc.
-Cuota de mercado: uno de los medios convencionales para medir el nivel de ventas es la cuota de mercado, es decir, el porcentaje sobre el total de ventas en el mercado que la empresa espera captar. este elemento tendrá una importancia pequeñas si la magnitud del mercado hace que la trascendencia de la empresa aislada sea insignificante.

Uno de los aspectos más complicados, especialmente cuando se trate de un producto o servicio innovador, es la estimación del volumen de mercado y, consiguientemente, de unos objetivos de venta realistas; dependiendo de la fuente de información que se utilice pueden obtenerse conclusiones muy distintas sobre el mercado potencial. Es necesario conocer de antemano este hecho y, si se dispone de varias fuentes de información, tratar de determinar cuáles son las más solventes o, sin ello no es posible, rechazar los valores extremos y suponer que el volumen de mercado se encontrará en algún lugar entre los valores más cercanos a la media.

Presupuesto y Acciones Futuras.
-Acciones futuras de marketing: es posible que el plan inicial deba variarse en el futuro (por ejemplo es normal plantearse primero la entrada en un mercado local y posteriormente expandirse a mercados internacionales). En este punto deben plantearse estas acciones futuras, aunque con un detalle menor que las actuales.
-Presupuesto de marketing: cuantificación económica del pronóstico de ventas para el primer año de actividad, así como un cuadro y un gráfico de estacionalidad de las ventas (este último sólo aparece en la versión informática), también se recoge un cuadro que permite analizar la estructura de las ventas y los márgenes por familias.

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